Office Assistant

A Manhattan based architectural firm is seeking an Office Assistant to join their team. The Office Assistant is responsible for the general administrative functions and any events or activities in the office. The ideal candidate will have prior administrative experience working in an office supporting multiple levels of employees. The ideal candidate has a healthy initiative and can anticipate needs.

Responsibilities:

• Manages & maintains company administrative services including, but not limited to, office

security, mailroom coordination and cleaning services

• Assists project teams with troubleshooting issues, as needed

• Coordinates with the administrative team daily

• Assists Human Resources with onboarding & offboarding tasks

• Works with Human Resources to ensure employment/safety related signage is up to date

and posted

• Serves as direct contact for Building Management Team & maintains documentation

required by the building [COIs, Acknowledgements, and Building Announcements]

• Maintains contractor & vendor relations [for office facilities & administrative supplies]

• Schedules contractor or outside technician service requests, as needed

• Maintains open channels of support for all departments & teams to ensure that

administrative services are functioning properly.

Required skills and qualifications

• Bachelor’s degree or equivalent

• Three or more years of experience in office administration services

• Strong time-management and people skills, high degree of flexibility, and excellent

multitasking ability

• Proficiency with Microsoft Office applications, and aptitude for learning new software and

systems

• Ability to maintain confidentiality of company information

Salary Range 50-60k

Five days in office, midtown NYC